为了切实加强学校建设项目工程文件与档案的管理工作，确保基建项目档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《国家重大建设项目档案验收办法》的规定，制定本办法。

第一条   项目竣工资料的组成

第一部分由建设单位编制、收集、整理的档案，包括相关文件、会议纪要、有关证照、项目建议书、总评、初步设计、可行性研究报告及审批报告、招标、投标文件材料、答疑及评标文件材料、中标通知单、建设单位与工程勘察、设计、监理、施工等单位签订的合同书、工程地质勘察报告、初步设计审查文件、施工图设计审查文件、工程决算和工程审计文件。

第二部分由监理单位编制，包括监理规划、监理大纲、监理各专业细则、监理通知、备忘录、会议纪要、开（停、复）工令、支付证书、监理月（季、年）报表等。

第三部分由施工单位编制，包括单位工程质量竣工验收文件材料、建筑与结构工程、给排水与采暖工程、电气设备安装工程、通风空调工程、建筑电梯工程。（具体内容详见《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》）。

第二条  学校应配备新校区建设指挥部档案管理员，统一管理项目建设的档案资料。

各类建设档案的经办人都必须主动将档案交由新校区建设指挥部档案管理员归档，档案管理员要定期对档案资料梳理，及时督促经办员移交档案。归档文件应以原稿为主，应完整、成套、系统，真实记录和准确反映事件发生的全过程。凡应存档的文件资料，因未交而由个人保存造成丢失的，责任由经办人负责。

第三条  勘察、设计、施工、监理和材料、构件及设备供应单位应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求，完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。对于每个单项工程的施工技术资料，参建单位一律按上述要求及时进行汇总、整理、装订，并在工程竣工验收完三个月内提交二套完整的工程竣工资料原件送新校区建设指挥部审查。新校区建设指挥部档案管理员审查合格后，将资料送学校综合档案室保管，并按规定报送南宁市城建档案馆保存。审查不合格，档案管理员有权拒收资料档案，要求编制单位限期整改。

第四条  涉及总、分包关系的工程施工技术资料，一律由分包单位负责相关的施工技术资料的整理工作，并按要求提供相应的工程竣工资料，总包单位负责单项工程的竣工资料汇总、装订工作。

第五条  督促施工企业应加强对施工技术资料的管理工作，建立、健全技术资料的管理制度，应由具备档案管理员资格的专职人员负责单位工程技术资料的管理工作，按要求对技术资料进行整理、归档。单项工程施工技术资料在形成的过程中应做到真实、可靠、齐全。

第六条  新校区建设指挥部档案管理员，负责建设项目资料档案的收集、整理、汇总、甄别和归档等工作，督促检查和催收参建单位做好档案资料管理工作，熟知《档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《国家重大建设项目档案验收办法》以及学校基建档案管理文件制度规定，采取措施，确保项目档案完整、准确、系统和安全。

第七条  在签订项目设计、施工合同协议时，应设立专门条款明确上述乙方所应提交文件资料的整理、归档责任(如：扣留一定比例的建设工程质保金，待档案验收通过后方可退付)。

第八条  按单项工程归集文档，归档文件应完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况、图物相符，技术数据可靠，签章手续完备。

第九条  项目文件质量要求：本部门形成的文件必须用原件归档，且字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签认手续完备。文件材料载体质地优良，公文用纸规范（A4规格），并预留足够的装订空间，破损纸张托裱整齐，图纸等超大纸张按规定折叠。文件材料应去掉易锈蚀的金属物，并正确装订（用不锈钢订书针/书夹/粘接）。复印、打印文件及照片的字迹、线条和图像的清晰及牢固程序应符合设备标定质量的要求，电子文件应使用不可擦除型光盘。

第十条  各类资料按项目管理分类，项目名称按照上级批复的文件为准。室外工程和基础设施项目按合同分门别类整理。

第十一条  各阶段验收会议，由新校区建设指挥部档案管理员参加，并在验收手续完成后整理好工程项目档案送交学校综合档案室存档。工程部甲方代表负责收集整理验收会议纪要和有关资料，督促施工及监理单位将整改报告上交新校区建设指挥部。

第十二条   工程竣工结算后，施工及监理单位必须将有关资料整理完备并经工程部审核后上交新校区建设指挥部档案管理员，方能办理竣工结算后工程款的支付。

第十三条   新校区建设指挥部档案管理员对资料的收集及整理归档负直接责任。新校区建设指挥部档案管理员应及时按学校规定向学校综合档案室移送档案资料，学校综合档案室负责档案资料验收、整理和上报，各有关工作人员应积极配合、及时办理签字转接手续。

第十四条   严格规范新校区建设档案的借阅手续。档案一般只供查阅，不予外借。对重要的档案材料，如土地证、施工规划许可证、施工建设许可证等应及时归纳学校综合档案室管理。

第十五条   学校工程资料管理分工：报建材料文件、招投标材料、合同、工程竣工有关技术资料、工程各阶段验收资料、变更资料、设计图纸等由新校区建设指挥部档案管理员负责收集管理，按学校档案管理要求分时段移交学校综合档案室；工程签证、材料设备签收等有关工程结算资料由新校区建设指挥部工程部审核后，按审计部要求，整理完备，由新校区建设指挥部档案管理员并施工单位材料员移交审计部送工程结算。招投标资料、材料及设备的保修资料、使用说明书、设备技术资料等由新校区建设指挥部各部门经办人收集整理后交档案管理员保管，新校区建设指挥部档案管理员将各类资料收集、整理（含电子档）并保存并移交学校后勤管理部门、使用部门。

第十六条 本办法自印发之日起执行。